Gestão de Tempo

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A gestão do tempo é um processo de priorização e organização de tarefas que envolvem seu planejamento e execução voltados ao melhor aproveitamento do tempo investido nelas, o que resulta em maior produtividade e eficiência.

Como conceito, ela é muito bem definida na condução de projetos como fator determinante para a sua conclusão, junto com escopo e custo.

Uma técnica de gestão do tempo inclui um conjunto de tarefas, processos e decisões com foco na coordenação de objetivos administrados dentro de limitações de tempo.

Nas organizações modernas, é vista como uma ciência para identificação e custeio das atividades com foco na eliminação de desperdícios.

“A vida já é curta e nós a encurtamos ainda mais desperdiçando o tempo”. Victor Hugo

O que difere quando estamos fora das empresas é que dificilmente sabemos calcular o valor do tempo.

Dessa forma, o valor de um ano, mês, semana, dia, hora, minuto ou segundo pode variar quando convertido em ações, ganhos, oportunidades ou renúncias que fazem parte da vida.

Contudo, é importante entender também que dar valor para o tempo não significa abdicar do controle da vida em detrimento do relógio.

O objetivo do gerenciamento consciente do tempo é conduzir as rotinas para produzir resultados no trabalho, mas também para ter tempo livre para o descanso e para momentos de descontração.

Os objetivos de cada pessoa podem ser diferentes.

É importante a gestão do tempo?

A dimensão temporal adquiriu maior relevância por conta da expansão da competição global, da aceleração das atividades e das pressões provenientes das pessoas e dos relacionamentos.

Antes do advento da chamada Revolução Digital (ainda em curso), existiam lacunas de tempo de espera que eram compreendidas e respeitadas por todos durante a realização de tarefas.

Mas a onipresença da informação transformou intervalos de tempo em minutos produtivos, levando a espera passiva a reverter em possibilidades de ganhos e melhores resultados.

A tecnologia permitiu que o tempo de deslocamento, por exemplo, fosse convertido na conclusão de relatórios, no envio de e-mails, na oportunidade de um curso de idiomas e até mesmo na manutenção de relacionamentos.

As facilidades proporcionadas pelos recursos tecnológicos atuais “borram” as linhas divisórias entre os momentos da vida, confundindo as prioridades e nos permitindo sacrificar elementos essenciais que trariam equilíbrio.

É por isso que a gestão do tempo é tão importante.

Ela permite clareza nas escolhas. Possibilita dedicar tempo ao trabalho para o atendimento às metas, ser mais produtivo e ter maior foco e concentração.

Tudo isso para que, ao final do dia, sem nenhum sentimento de culpa, se possa “desligar” e voltar a atenção para os relacionamentos, para a família e para o lazer.

Quando nos propomos a assumir o controle sobre o nosso tempo, nos comprometemos a fazer o nosso melhor dentro do espaço definido para cada momento.

Gestão do tempo no trabalho

A justificativa de falta de tempo para o não cumprimento de prazos é, por via de regra, mal avaliada não somente pelos gestores, mas também pelos colegas no ambiente corporativo.

O compromisso com o gerenciamento consciente do tempo, a partir do momento em que é assumido, tem o poder de gerar uma transformação no pensamento do profissional.

A atitude fica mais positiva e focada, permitindo não só atender melhor às metas, mas ter a percepção da sua contribuição para com os resultados.

Entregar tarefas no prazo, evitando acúmulo de atividades e novos atrasos, permite também reduzir o estresse, melhorar a qualidade de vida e tomar decisões mais assertivas.

Entretanto, para atingir um patamar eficiente na gestão do tempo no trabalho, é preciso eliminar hábitos que costumam afetar negativamente o desempenho.

São os chamados “ladrões de tempo” no ambiente corporativo.

Um bom exemplo são as redes sociais – não exatamente elas, mas a forma como as utilizamos.

Essas plataformas exercem um poder negativo muito intenso por uma característica típica das interações.

O fator oculto é que o momento desvia o foco – e o tempo para retomada não é considerado.

Uma pesquisa realizada nos Estados Unidos detectou que ele é de impressionantes 25 minutos a cada interrupção. Você provavelmente não fazia idéia disso, não é?

O contato com a família também prejudica. Não significa que é preciso se isolar no ambiente de trabalho, mas o desafio principal está na definição de um limite.

Segundo a consultoria de recursos humanos Robert Half, que ouviu 2.100 executivos nos Estados Unidos, em 2014, as conversas de corredor são um dos principais fatores de desperdício de tempo no dia a dia das organizações, sendo apontadas por 32% dos entrevistados.

A ausência de foco nas reuniões também limita a eficiência dos profissionais.

Por vezes, falta uma pauta clara e registros que permitam o resgate posterior das deliberações. E isso leva a novos encontros com potencial erosão da eficiência de todos os envolvidos.

A principal razão para isso é a fragmentação das atividades. Assim, a agenda do profissional passa a ser administrado por outras pessoas, o que dificulta o estabelecimento de prioridades.